Jaga Jejak Kelembagaan, Bawaslu Kota Semarang Serius Kelola Arsip

Memasuki masa non tahapan Pemilihan Umum (Pemilu) dan Pemilihan, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) tidak tinggal diam. Ditengah jeda aktivitas pengawasan, Bawaslu Kota Semarang fokus merapikan dan menata arsip fundamental kelembagaan. Pengelolaan arsip bukan sekadar rutinitas kegiatan ataupun administratif, melainkan langkah strategis untuk menjaga keberlanjutan informasi dan memastikan dokumentasi kelembagaan tersimpan secara tertib, sistematis, dan dapat diakses dengan mudah. Sebagai langkah strategis, Bawaslu Kota Semarang melakukan audiensi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang pada Selasa (10/6/2025), untuk koordinasi terkait penataan dan penyimpanan dokumen-dokumen kelembagaan, khususnya hasil pengawasan Pemilu  dan Pemilihan.

Anggota Bawaslu Kota Semarang, Euis Noor Faoziah, yang hadir bersama Anggota Bawaslu Kota Semarang lainnya Dwijaya Samudra Suryaman, menyampaikan bahwa proses pengarsipan internal telah dimulai sejak dua bulan terakhir. Namun, keterbatasan ruang penyimpanan menjadi salah satu kendala utama yang dihadapi.

“Kami sudah mulai melakukan pengarsipan sejak 2 (dua) bulan lalu. Namun, kapasitas ruang penyimpanan kami sangat terbatas, bahkan ada area yang rawan bocor dan banjir. Untuk itu, kami koordinasi terkait dokumen mana saja yang dapat diserahkan ke Dinas Arsip dan Perpustakaan, dan mana yang bisa dimusnahkan sesuai regulasi,” ujar Euis di hadapan jajaran Dinas Arsip.

Kedatangan Bawaslu Kota Semarang disambut baik oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan. Laily Widyaningtyas, Kepala Bidang Pengembangan, Pembinaan, dan Pengawasan Kearsipan, menyampaikan apresiasinya atas inisiatif Bawaslu yang dinilai menunjukkan kepedulian tinggi terhadap tata kelola dokumen kelembagaan.

“Kami sangat mengapresiasi langkah Bawaslu Kota Semarang yang sudah mulai menata arsip dengan serius. Kami siap mendampingi, bahkan menyediakan ruang untuk menyimpan laporan akhir maupun hasil kegiatan kelembagaan Bawaslu,” terang Laily.

Penataan arsip dilakukan Bawaslu Kota Semarang terhadap berbagai jenis dokumen, mulai dari laporan pengawasan, surat menyurat dinas, hingga dokumen pendukung kegiatan kelembagaan lainnya. Proses ini melibatkan penyesuaian dengan kaidah kearsipan nasional dan standar internal Bawaslu, guna memastikan akuntabilitas dan integritas tata kelola dokumen tetap terjaga.

“Kearsipan adalah tulang punggung manajemen informasi di sebuah lembaga termasuk Bawaslu. Melalui arsip yang rapi dan terorganisir, kita bisa menelusuri sejarah, mengevaluasi kerja, dan merencanakan masa depan dengan lebih baik,” jelas Koordinator Divisi SDM, Organisasi, Pendidikan dan Pelatihan Bawaslu Kota Semarang.

Sebagai lembaga negara yang memiliki peran strategis dalam pengawasan Pemilu, Bawaslu tidak hanya dituntut profesional dalam mengawal proses Pemilu dan Pemilihan, tetapi juga harus tertib dalam hal administrasi dan dokumentasi. Masa non tahapan pun dimanfaatkan secara optimal untuk memastikan kesiapan internal menghadapi agenda pengawasan berikutnya.

Langkah penataan arsip ini sekaligus menjadi wujud komitmen Bawaslu Kota Semarang dalam menerapkan prinsip transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi di bidang tata kelola kelembagaan. Dengan arsip yang tertata, Bawaslu siap menjawab tantangan kerja ke depan dengan rekam jejak yang terjaga dan data yang tersimpan secara profesional.